Datenschutzhinweise zur Anmeldung für die außerordentliche Plenarversammlung am 12. Juli 2024

Verantwortliche Stelle gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO:

Fakultätentag Informatik

der Universitäten in der Bundesrepublik Deutschland e.V. (FTI)
c/o Technische Universität Dortmund
Fakultät für Informatik
z.Hd. Herrn Hans Decker
Otto-Hahn-Str. 14
44227 Dortmund

Kontakt zum Ansprechpartner für Datenschutzfragen:
datenschutz@ft-informatik.de

Zwecke der Verarbeitung Ihrer Daten

Um Ihre Teilnahme an Veranstaltungen und Gremiensitzungen des FTI zu ermöglichen, benötigen wir Ihre Kommunikationsdaten wie Anrede, Name, Institut, Anschrift und E-Mail-Adresse. Optionale Angaben sind Titel und Telefonnummer. Weiterhin erheben wir bei der Anmeldung Informationen zu Ihrer Mitgliedschaft im FTI. Diese Angaben benötigen wir zur Organisation, insbesondere zur Kommunikation mit Ihnen vor und nach der Veranstaltung und zur Vorbereitung von Abstimmungen und Wahlen. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu unseren satzungsgemäßen Vereinszwecken (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Falls Sie sich zu einer Veranstaltung online anmelden, erheben wir weiterhin die von Ihrem Browser an unseren Webserver übermittelten Daten:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time
  • Inhalt der Anfrage (besuchte Seite)
  • HTTP-Statuscode
  • übertragene Datenmenge
  • ggf. vorher besuchte Seite (Referrer)
  • ggf. Browser und Betriebssystem und deren Version (User-Agent-String)
  • ggf. präferierte Sprache bzw. Sprachen

Diese Protokolldaten sind technisch erforderlich, um das Anmeldeformular bereitzustellen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, und müssen daher von uns verarbeitet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Löschfristen

Wir speichern ihre Daten nur solange dies erforderlich ist. Alle anderen persönlichen Daten bleiben bis zum Vertragsende oder bis zum Ablauf aller Fristen zur Geltendmachung vertraglicher Ansprüche gespeichert. Danach bewahren wir sie gemäß den geltenden Aufbewahrungs- und Dokumentationsfristen auf.

Die Protokolldateien des Webservers werden nach 15 Tagen gelöscht. IP-Adressen werden vor der Speicherung so vergröbert, dass keine eindeutige Zuordnung zu einem Endgerät mehr möglich ist.

Empfänger

Die bei der Anmeldung erhobenen Daten werden ausschließlich auf IT-Systemen der verantwortlichen Stelle gespeichert sowie ggf. auf IT-Systemen von Vorständen oder von Personen, die von Vorständen mit der Datenverarbeitung beauftragt worden sind.

Für den Betrieb des Anmeldeformulars greifen wir auf folgende Dienstleister zurück, die wir stets sorgfältig auswählen und überwachen:

  • Host Europe GmbH (Hosting der Webseite)
  • Michael Straßberger (Systemadministration), Kontakt per E-Mail: admin@ft-informatik.de

Die Übertragung des Live-Streams erfolgt über den Zoom-Dienst der Otto-Friedrich-Universität Bamberg (datenschutzrechtliche Hinweise zu diesem Dienst).

Mit den beauftragten Dienstleistern haben wir jeweils eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Keine Weitergabe Ihrer Daten

Es erfolgt keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte. Wir übertragen keine personenbezogenen Daten in Drittländer oder an internationale Organisationen.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber der verantwortlichen Stelle folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten: Recht auf Auskunft, Recht auf Berichtigung oder Löschung, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.